venerdì 10 febbraio 2017

Google Drive - Stesso File in cartelle diverse


Non tutti sanno che, in Drive, ogni file può essere aggiunto ad altre cartelle, oltre a quella in cui si trova.
Una volta evidenziato il file, è sufficiente premere Shift +Z per far apparire una finestra (simile a quella della funzionalità Sposta) che, però, consentirà di aggiungere il file selezionato ad altre cartelle.
Su un tradizionale computer (Win o Mac) non è possibile, infatti, avere lo stesso file in più punti o cartelle, se non creando un collegamento o facendo una copia dello stesso.

Questa caratteristica, che è uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di Google Drive per l'archiviazione di file, può quindi essere utile, ad esempio, quando si vuole aggiungere alle proprie cartelle un file che si trova in una cartella in “Condivisi con me”, senza rimuoverlo dalla cartella condivisa stessa.
Per visualizzare tutte le posizioni (in Drive) in cui un si trova un file/cartella, è sufficiente accedere ai Dettagli, e scorrere fino a Posizione. Apparirà un elenco di tutte le posizioni in cui si trova il file e, volendo, si potrà rapidamente eliminarlo da una posizione facendo clic sulla X.

martedì 31 gennaio 2017

Sistema di gestione ticket con Google Moduli e Fogli

Il problema: gestire l'assistenza informatica di un Liceo, con un limitato numero di ore di presenza.
La soluzione: un sistema di gestione di ticket di assistenza tecnica.
Esistono diversi sistemi commerciali o open source per la gestione di ticket, alcuni disponibili anche nell'app store ed integrabili in G Suite (ad esempio freshservice), ma di solito hanno funzioni decisamente maggiori di quelle che mi necessitano e risultano troppo complicati per gli utenti che devono utilizzarli.
Così ho deciso di creare il mio sistema di gestione ticket, ovviamente utilizzando G Suite! Il sistema dovrà utilizzare le credenziali di cui gli utenti già dispongono, essere facilmente raggiungibile, permettere di ricontattare l'autore del ticket, memorizzare tutti i ticket, assegnare i ticket a diverse persone (a seconda del tipo di assistenza richiesta) e registrare lo "Stato" (assegnato, in lavorazione, chiuso, ecc.)
Vediamo come fare.

venerdì 6 gennaio 2017

Google Appsevents - Nuovo sito

Da oggi la piattaforma Appsevents di Google, da cui accedere a tutte le informazioni per partecipare e/o organizzare un evento Google, ha un nuovo sito, più friendly e funzionale.

www.appsevents.com

sabato 31 dicembre 2016

"Esplora", parte seconda

Come promesso nel post sull’introduzione di Esplora nella versione “for Education” di G Suite, analizziamo ora il funzionamento di Esplora nei principali tipi di documento compresi nella suite: un documento di testo, un foglio di calcolo ed una presentazione.
Ecco il video:


venerdì 30 dicembre 2016

Gboard, la tastiera di Google

 Gboard, la tastiera veloce e precisa con funzioni di ricerca Google integrate e digitazione vocale.



Ricerca e condivisione, direttamente dalla tastiera, notizie, indirizzi, meteo, mappe e ricerche personalizzate. È anche possibile cercare e condividere emoji e GIF. 

Apprendimento automatico per rendere la digitazione più semplice e veloce, miglioramento della scivolata di battitura, previsioni e correzioni automatiche. 

Digitazione vocale, detta il testo ovunque tu sia. 

Multilingue per digitare in più lingue all'interno della stessa conversazione selezionando i pacchetti lingua desiderati. 

Gboard, ora disponibile per Android. 






lunedì 19 dicembre 2016

Stampa in serie (Document Merge) in Docs

La "stampa in serie" o "stampa unione" (in inglese document merge) è una funzione presente nei principali word processor (LibreOffice Writer, Microsoft Word, ecc.) che permette la stampa (o la produzione di una serie di documenti) di copie di un documento che contiene però dei campi variabili, ad esempio una lettera uguale per tutti ma spedita a persone ed indirizzi diversi. Il "database" da cui si estraggono i campi variabili può essere, solitamente, un file di testo o un foglio di calcolo.
Dovendo consegnare le credenziali di accesso a più di 700 utenti, mi sono chiesto: si potrà fare la stampa in serie con Google Docs? La risposta è positiva, ma occorre utilizzare un plugin. Vediamo come fare passo per passo.
Innanzitutto occorre creare il documento che intendiamo "moltiplicare", avendo cura di indicare i campi variabili con un preciso id racchiuso tra "<<" e ">>, Nella figura in esempio ho inserito i campi <<Nome>>, <<Cognome>> <<Username>> e <<Password>>.

Il template del documento che voglio ottenere
La base dati sarà in un Foglio appositamente creato in cui la prima riga contiene il nome dei campi e le righe successive contengono i dati. Conviene utilizzare nella prima riga gli stessi campi inseriti nel documento precedente (non è necessario che siano uguali, ma aiuta a semplificare i prossimi passaggi).

La base dati contenente i campi da sostituire
Adesso siamo pronti per l'installazione di autoCrat, un plugin per Google Fogli che ci guiderà nella stampa in serie. Dal menu di Fogli clicchiamo su "Componenti aggiuntivi" e cerchiamo autoCrat di New Visions CloudLab.


Dopo averlo selezionato ed installato comparirà sul nostro foglio di calcolo una finestra che ci annuncia che non esistono lavori di stampa in serie configurati. Clicchiamo su "New Job" ed iniziamo la configurazione


La prima finestra ci chiede un nome con cui registrare il nostro lavoro. Diamoglielo e clicchiamo su "Next".


La seconda finestra ci chiede di indicare il documento da "moltiplicare", vale a dire il template. Possiamo ricercalo tra i documenti di Drive. Selezioniamolo e clicchiamo su "Next".

La finestra n. 3 è quella che fa la magia: dopo aver selezionato il corretto foglio di lavoro in "Merge tab" comparirà una tabella di 4 colonne ed un numero di righe pari al numero di campi presenti nel template. La prima colonna ci permette di scegliere il tipo di oggetto rappresentato dal Tag nel template (Standard, ossia un normale testo, Image o hiperlink). La seconda colonna contiene i campi trovati nel template, mentre la quarta contiene un menu a tendina con i campi presenti nel foglio dei dati. Se ho utilizzato gli stessi nomi di campo questi verranno automaticamente mappati, altrimenti dovrò intervenire manualmente.

Terminata la configurazione dei dati di input, ci resta da configurare l'output. Nella finestra 4 si può scegliere il nome del file, il tipo (documento Google o PDF) e se vogliamo tanti singoli documenti o un multipagina. In quest'ultimo caso dovremo scegliere se avere o no un'interruzione di pagina tra un documento e l'altro (normalmente si).

La quinta finestra ci farà scegliere la cartella in cui salvare il documento (o i documenti se optiamo in tal senso), la sesta ci permette di creare una serie di sottocartelle in cui mettere i vari documenti, dopo aver stabilito un indice di riferimento (nel nostro esempio potremmo dargli come indice il Cognome ed ottenere le cartelle "Rossi", "Bianchi", ecc.). Il settimo passaggio consente di configurare quali righe del foglio dati devono venire processate, controllando ad esempio che un campo sia o non sia pieno oppure che sia uguale ad un valore prestabilito. Nell'esempio non è necessario configurare nulla.

Al punto 8 possiamo decidere se condividere il documento creato e se spedirlo via mail. Nei campi della mail è sempre possibile utilizzare i tag del template, il che consentirebbe, se l'informazione fosse disponibile nei dati, di spedire ad ogni utente un documento con le proprie credenziali.
Nel mio caso voglio solo ottenere un PDF stampabile, quindi mi basta rispondere "No" e andare avanti.
La finestra n.8 se rispondo "Yes" alla richiesta di condividere il file

Finalmente la nona e ultima finestra, che mi permette l'avviamento condizionato della procedura (temporale, deciso a priori, oppure quando qualcuno compila un determinato Form, ad es. per produrre un attestato di partecipazione ad un corso online dopo la compilazione del form finale).
Nel mio caso, come al solito, posso lasciare tutte e due le vosi su "No" e salvare il lavoro.

Finito! Non resta che avviare il processo. La finestra di autoCrat presenterà ora un Job pronto, basta cliccare su "Run Job" (il triangolino del "Play") e il processo partirà. Non è velocissimo, occorre aspettare qualche decina di secondi (o qualche minuto, dipende delle dimensioni del foglio dati) ed otterrò finalmente il documento richiesto (Nel mio caso un singolo PDF multipagina).


Limiti: provando a generare in un colpo singolo le mie 721 credenziali ho ottenuto soltanto un Timeout dello script, che ha prodotto un Google Docs dei primi 180 utenti (io volevo un PDF, ma evidentemente il processo produce prima il Docs e poi lo converte). Spezzando il mio foglio dati in blocchi da 100-120 righe il processo ha funzionato senza problemi.

Conclusioni: un tool molto potente che permette in pochi passi di compiere un operazione complessa. Il limite di circa 100 iterazioni può essere fastidioso, ma nel complesso sono più che soddisfatto.

giovedì 15 dicembre 2016

Google Coggle


https://coggle.it

Mappe mentali per rappresentare concetti: comprendere per apprendere.

Coggle è uno strumento online per creare e condividere mappe mentali.
Funziona online nel browser: non c'è niente da scaricare o installare.

Creatività e condivisione: appunti, brainstorming, pianificazione, idee semplici e creative...da condividere con il maggior numero di amici o colleghi come vi piace e visualizzare immediatamente ovunque vi troviate.

https://coggle.it