sabato 31 dicembre 2016

"Esplora", parte seconda

Come promesso nel post sull’introduzione di Esplora nella versione “for Education” di G Suite, analizziamo ora il funzionamento di Esplora nei principali tipi di documento compresi nella suite: un documento di testo, un foglio di calcolo ed una presentazione.
Ecco il video:


venerdì 30 dicembre 2016

Gboard, la tastiera di Google

 Gboard, la tastiera veloce e precisa con funzioni di ricerca Google integrate e digitazione vocale.



Ricerca e condivisione, direttamente dalla tastiera, notizie, indirizzi, meteo, mappe e ricerche personalizzate. È anche possibile cercare e condividere emoji e GIF. 

Apprendimento automatico per rendere la digitazione più semplice e veloce, miglioramento della scivolata di battitura, previsioni e correzioni automatiche. 

Digitazione vocale, detta il testo ovunque tu sia. 

Multilingue per digitare in più lingue all'interno della stessa conversazione selezionando i pacchetti lingua desiderati. 

Gboard, ora disponibile per Android. 






lunedì 19 dicembre 2016

Stampa in serie (Document Merge) in Docs

La "stampa in serie" o "stampa unione" (in inglese document merge) è una funzione presente nei principali word processor (LibreOffice Writer, Microsoft Word, ecc.) che permette la stampa (o la produzione di una serie di documenti) di copie di un documento che contiene però dei campi variabili, ad esempio una lettera uguale per tutti ma spedita a persone ed indirizzi diversi. Il "database" da cui si estraggono i campi variabili può essere, solitamente, un file di testo o un foglio di calcolo.
Dovendo consegnare le credenziali di accesso a più di 700 utenti, mi sono chiesto: si potrà fare la stampa in serie con Google Docs? La risposta è positiva, ma occorre utilizzare un plugin. Vediamo come fare passo per passo.
Innanzitutto occorre creare il documento che intendiamo "moltiplicare", avendo cura di indicare i campi variabili con un preciso id racchiuso tra "<<" e ">>, Nella figura in esempio ho inserito i campi <<Nome>>, <<Cognome>> <<Username>> e <<Password>>.

Il template del documento che voglio ottenere
La base dati sarà in un Foglio appositamente creato in cui la prima riga contiene il nome dei campi e le righe successive contengono i dati. Conviene utilizzare nella prima riga gli stessi campi inseriti nel documento precedente (non è necessario che siano uguali, ma aiuta a semplificare i prossimi passaggi).

La base dati contenente i campi da sostituire
Adesso siamo pronti per l'installazione di autoCrat, un plugin per Google Fogli che ci guiderà nella stampa in serie. Dal menu di Fogli clicchiamo su "Componenti aggiuntivi" e cerchiamo autoCrat di New Visions CloudLab.


Dopo averlo selezionato ed installato comparirà sul nostro foglio di calcolo una finestra che ci annuncia che non esistono lavori di stampa in serie configurati. Clicchiamo su "New Job" ed iniziamo la configurazione


La prima finestra ci chiede un nome con cui registrare il nostro lavoro. Diamoglielo e clicchiamo su "Next".


La seconda finestra ci chiede di indicare il documento da "moltiplicare", vale a dire il template. Possiamo ricercalo tra i documenti di Drive. Selezioniamolo e clicchiamo su "Next".

La finestra n. 3 è quella che fa la magia: dopo aver selezionato il corretto foglio di lavoro in "Merge tab" comparirà una tabella di 4 colonne ed un numero di righe pari al numero di campi presenti nel template. La prima colonna ci permette di scegliere il tipo di oggetto rappresentato dal Tag nel template (Standard, ossia un normale testo, Image o hiperlink). La seconda colonna contiene i campi trovati nel template, mentre la quarta contiene un menu a tendina con i campi presenti nel foglio dei dati. Se ho utilizzato gli stessi nomi di campo questi verranno automaticamente mappati, altrimenti dovrò intervenire manualmente.

Terminata la configurazione dei dati di input, ci resta da configurare l'output. Nella finestra 4 si può scegliere il nome del file, il tipo (documento Google o PDF) e se vogliamo tanti singoli documenti o un multipagina. In quest'ultimo caso dovremo scegliere se avere o no un'interruzione di pagina tra un documento e l'altro (normalmente si).

La quinta finestra ci farà scegliere la cartella in cui salvare il documento (o i documenti se optiamo in tal senso), la sesta ci permette di creare una serie di sottocartelle in cui mettere i vari documenti, dopo aver stabilito un indice di riferimento (nel nostro esempio potremmo dargli come indice il Cognome ed ottenere le cartelle "Rossi", "Bianchi", ecc.). Il settimo passaggio consente di configurare quali righe del foglio dati devono venire processate, controllando ad esempio che un campo sia o non sia pieno oppure che sia uguale ad un valore prestabilito. Nell'esempio non è necessario configurare nulla.

Al punto 8 possiamo decidere se condividere il documento creato e se spedirlo via mail. Nei campi della mail è sempre possibile utilizzare i tag del template, il che consentirebbe, se l'informazione fosse disponibile nei dati, di spedire ad ogni utente un documento con le proprie credenziali.
Nel mio caso voglio solo ottenere un PDF stampabile, quindi mi basta rispondere "No" e andare avanti.
La finestra n.8 se rispondo "Yes" alla richiesta di condividere il file

Finalmente la nona e ultima finestra, che mi permette l'avviamento condizionato della procedura (temporale, deciso a priori, oppure quando qualcuno compila un determinato Form, ad es. per produrre un attestato di partecipazione ad un corso online dopo la compilazione del form finale).
Nel mio caso, come al solito, posso lasciare tutte e due le vosi su "No" e salvare il lavoro.

Finito! Non resta che avviare il processo. La finestra di autoCrat presenterà ora un Job pronto, basta cliccare su "Run Job" (il triangolino del "Play") e il processo partirà. Non è velocissimo, occorre aspettare qualche decina di secondi (o qualche minuto, dipende delle dimensioni del foglio dati) ed otterrò finalmente il documento richiesto (Nel mio caso un singolo PDF multipagina).


Limiti: provando a generare in un colpo singolo le mie 721 credenziali ho ottenuto soltanto un Timeout dello script, che ha prodotto un Google Docs dei primi 180 utenti (io volevo un PDF, ma evidentemente il processo produce prima il Docs e poi lo converte). Spezzando il mio foglio dati in blocchi da 100-120 righe il processo ha funzionato senza problemi.

Conclusioni: un tool molto potente che permette in pochi passi di compiere un operazione complessa. Il limite di circa 100 iterazioni può essere fastidioso, ma nel complesso sono più che soddisfatto.

giovedì 15 dicembre 2016

Google Coggle


https://coggle.it

Mappe mentali per rappresentare concetti: comprendere per apprendere.

Coggle è uno strumento online per creare e condividere mappe mentali.
Funziona online nel browser: non c'è niente da scaricare o installare.

Creatività e condivisione: appunti, brainstorming, pianificazione, idee semplici e creative...da condividere con il maggior numero di amici o colleghi come vi piace e visualizzare immediatamente ovunque vi troviate.

https://coggle.it

domenica 4 dicembre 2016

"Esplora", la bacchetta magica dei Docs

Come previsto dal G-Suite Release Calendar, tra 2 giorni (Martedi 6 Dicembre) verrà rilasciato "Esplora" per la versione "for Education" di G-Suite.
Esplora in Docs
La barra "Esplora" in Google Documenti
Esplora è un tool integrato in Google Documenti, Fogli e Presentazioni che consente di ottenere informazioni riguardanti il proprio documento in tempo reale. È come avere un ricercatore, un analista ed un designer al nostro fianco.
Esplora assume la forma di una barra laterale, visualizzabile a richiesta (cliccando il quadrato in basso a destra della pagina) che, a seconda del tipo di file che stiamo editando assumerà diversi aspetti. Lo scopo di "Esplora" è quello di velocizzare l'accesso alle informazioni riguardanti i contenuti e l'aspetto del nostro documento. Le immagini, i grafici e la maggior parte delle informazioni visualizzate in Esplora possono essere immesse nel documento con un semplice drag and drop. Tramite la Omnibar integrata è possibile fare ricerche con Google search, oppure chiedere informazioni riguardati il contenuto del nostro documento.
Nei prossimi post su Esplora analizzeremo i suoi vari utilizzi all'interno delle varie App.


venerdì 25 novembre 2016

Eccellenze in Digitale



Impara il Marketing Digitale - Corso Online Gratuito Google

Sviluppa le tue competenze digitali
Grazie a questo percorso di formazione online, Google ti propone un piano personalizzato di apprendimento, del tutto gratuito.
Di cosa si tratta?
Un piano di lezioni gratuite per scoprire tutte le opportunità del Web, con video tutorial che spaziano dalle strategie sui social media al marketing per i motori di ricerca, e molto altro
Fissa gli obiettiviImpara dagli EspertiMettiti alla provaMonitora i progressi



Per saperne di più: https://eccellenzeindigitale.withgoogle.com/

GSuite - Digitazione vocale in Google Docs

Ho appena finito di compilare il mio primo verbale fatto "a voce" con Google Docs.
La funzione di riconoscimento vocale, facilmente accessibile dal menu Strumenti, è disponibile gratuitamente per tutti i domini Educational.
La possibilità di scrivere un documento, mentre si discute a voce dei suoi stessi contenuti, alleggerisce notevolmente il carico burocratico della professione docente, grazie anche alla facilità di inserimento dei comandi di punteggiatura.
Per farvi un'idea delle grandi potenzialità dello strumento, ecco un interessante video:


giovedì 24 novembre 2016

ECDL con G Suite?

L'AICA, Associazione Italiana per l’Informatica e il Calcolo Automatico, ente certificatore delle competenze informatiche attraverso il programma ECDL, ha di recente inserito nei propri software di valutazione (software ATLAS) la possibiltà di conseguire la "Patente Europea del Computer" (ECDL) anche utilizzando le applicazioni G Suite.








"AICA ha sviluppato software suite specifiche alle Google Apps che permettono di svolgere le prove d’esame ECDL Base ed ECDL Standard per i moduli: Word Processing, Spreadsheets, Presentation, Online Essentials e Online Collaboration utilizzando gli applicativi Google."

Maggiorri informazioni su:

venerdì 11 novembre 2016

Nuova versione di Google Sites

Nuova versione di Google Sites

Tratto da: https://gsuiteupdates.googleblog.com/2016/11/a-totally-rebuilt-google-sitesnow.html

A partire da oggi è disponibile per gli utente che utilizzano G Suite, la nuova versione di Google Sites
La nuova versione facilita l'integrazione con le applicazioni G Suite, e include ora la possibilità di monitorare le prestazioni con Google Analytics.
Sei nuovi temi disponibili  e altre funzioni utili. 


La versione classica di Sites continuerà ad esistere.


La versione classica preesistente di siti continuerà ad esistere in parallelo con la nuova, nel 2017, saranno fornite i consigli e le opzioni per eseguire la migrazione dal  classico al nuovo Google Sites.

A partire dal 2018, verranno inviate una timeline e le istruzioni per quanto riguarda il processo graduale di chiudere la versione classica di Sites. 
La data precisa per la chiusura dei Sites deve essere ancora fissata.

Attivare o spegnere Google Sites

New Goole Sites è attivata per impostazione predefinita, ma gli utenti non saranno in grado di creare o modificare i siti, a meno che Google Drive e i Sites classico non siano entrambi attivi.

Per spegnere i New Google Sites nella propria organizzazione, è possibile effettuare una qualsiasi delle seguenti:
  • Nella console di amministrazione, andare in Applicazioni> G Suite> Sites> Nuova versione di Sites 

Creazione siti
Applicate localmente
Scegli se consentire agli utenti di questa organizzazione di creare e modificare siti nel nuovo prodotto Sites.


  • Gli utenti possono creare e modificare siti
  • Gli utenti non possono creare e modificare siti
Avviso. Perché gli utenti possano creare e modificare siti è necessario che Drive sia attivato per l'organizzazione.
  • Spegnere Sites del tutto.
  • Spegnere Drive del tutto.
La Nuova versione di Sites  rispetta le impostazioni di condivisione di Drive della console di amministrazione (che si trova in Applicazioni> G Suite> Drive). 
Non rispetta le  impostazioni di condivisione Sites versione precedente (situati in Applicazioni> G Suite> Sites). Se si consente agli utenti di pubblicare Google Documenti, Fogli e file diapositive sul web, saranno anche in grado di pubblicare siti creati con la nuova versione di Sites.